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Petite tortue de mer, vue à moitié sous l'eau et à moitié au-dessus de l'eau.
Légende: 
Jeune tortue verte (Chelonia mydas) au large de l'île de Moorea, Polynésie française
Crédit: 
© Rodolphe Holler

Les étapes suivantes vous guident tout au long du cycle de vie d'une subvention, de la demande initiale à la fin du projet.

Nous avons noté les durées typiques pour chaque étape, mais gardez à l'esprit qu'elles sont très variables en fonction de plusieurs facteurs.

1. Le CEPF ouvre un appel à propositions.

Nous annonçons tous les appels à propositions sur le Page web des subventions du CEPF. Pour chaque appel, nous acceptons les lettres de demande pendant environ six semaines.

Avant de soumettre une lettre de demande, les candidats doivent vérifier leur éligibilité et sont encouragés à contacter les directeur des subventions—pour des subventions importantes—ou équipe régionale de mise en œuvre (RIT) personnel—pour les petites subventions—pour discuter de l'idée du projet.

Veuillez noter que le CEPF uniquement. accepte les propositions en réponse aux appels ouverts. Les propositions soumises en dehors d'un appel ouvert ne seront pas prises en considération.

2. Soumettez une lettre de demande.

Les demandeurs de subventions importantes soumettent des lettres de demande en ligne, via la base de données de subventions en ligne Bourses de conservation. Les demandeurs de petites subventions soumettent des lettres de demande à l'aide d'un modèle hors ligne qui sera fourni dans les instructions de l'appel ouvert. (Lisez les conseils pour soumettre une lettre de demande de renseignements réussie)

3a. Le candidat prépare une proposition complète (subventions importantes uniquement).

Dans les quelques mois suivant la clôture de l'appel, les candidats aux subventions importantes seront informés si leur idée de projet se poursuivra au prochain cycle d'examen. Ces candidats auront une période définie (généralement environ deux mois, bien que cela puisse varier selon les hotspots) pour soumettre une proposition de projet complète via le portail en ligne Bourses de conservation.

En plus de la proposition, les documents suivants seront demandés :

  • Formulaire de dépistage antiterroriste
  • Questionnaire financier et pièces justificatives
  • Formulaire fiscal W9 ou W8-BEN-E (formulaire requis par les États-Unis)
  • information de compte bancaire
  • Informations sur le signataire (nom et titre de la personne autorisée à signer la convention de subvention au nom de l'organisation bénéficiaire)
  • Estimation des flux de trésorerie pour les quatre premiers mois de la subvention (les liquidités devraient être nécessaires pour le premier trimestre de la subvention)

L'examen de diligence raisonnable des subventions importantes peut amener le CEPF à exiger l'ouverture d'un compte bancaire spécifique au projet avant le démarrage du projet (par exemple, si un bénéficiaire ne dispose pas d'un système de comptabilité automatisé en partie double et/ou s'il ne dispose pas d'un les contrôles).

3b. Le candidat soumet des informations supplémentaires si nécessaire (petites subventions uniquement).

Les candidats retenus pour les petites subventions n'ont pas besoin de soumettre une proposition de projet ; cependant, le RIT peut demander des informations supplémentaires (par exemple, budget détaillé, plan de travail, questionnaire financier, coordonnées bancaires, etc.).

4. Le demandeur prépare les documents de sauvegarde (si nécessaire).

Toutes les subventions du CEPF (grandes et petites) seront examinées par rapport à notre politiques de sauvegarde.

Si un projet déclenche une ou plusieurs politiques de sauvegarde, il sera demandé au bénéficiaire de préparer le(s) document(s) de sauvegarde pertinent(s) et d'intégrer les mesures connexes dans la conception du projet.

Les documents de sauvegarde sont préparés par le bénéficiaire parallèlement à la conception de la proposition et doivent être approuvés avant l'approbation du projet.

5. Le candidat signe l'accord de subvention.

Les candidats retenus pour les subventions importantes signeront un accord de subvention avec Conservation International, l'un des organisations donatrices mondiales, qui héberge le Secrétariat du CEPF et fournit des services juridiques et financiers de soutien. Modèle de convention de subvention disponible dans Anglais (PDF - 485 Ko), Français (PDF - 803 Ko), Portugais (PDF - 671 Ko) et Espagnol (PDF - 680 Ko).

Les candidats retenus pour les petites subventions signeront une convention de subvention avec le RIT pour le point chaud.

6. Les bénéficiaires de subventions importantes reçoivent une formation d'orientation.

Les bénéficiaires de subventions importantes sont tenus de suivre une formation d'orientation en ligne du CEPF dans les trois premiers mois suivant la date de début de leur projet. Des détails sur cette formation seront fournis peu de temps après la contresignature de la convention de subvention.

7. Les bénéficiaires recueillent des informations de suivi de base.

Les nouveaux bénéficiaires doivent soumettre des informations de suivi de base dans les trois mois suivant la date de début de leur subvention. Les informations précises requises dépendent de l'objet de la subvention, mais les outils suivants sont le plus souvent requis :

  • Outil de suivi de l'intégration du genre – obligatoire pour tous les bénéficiaires (un par organisation)
  • Outil de suivi des capacités organisationnelles de la société civile – obligatoire pour tous les bénéficiaires enregistrés dans l'un des pays du hotspot où le projet aura lieu (un par organisation)
  • Outil de suivi de l'efficacité de la gestion (METT) – requis pour les bénéficiaires travaillant au renforcement de la gestion des aires protégées (un par aire protégée)

En savoir plus sur les outils de suivi et voir les modèles

8. Les bénéficiaires mettent en œuvre et rendent compte des projets.

Les bénéficiaires de subventions importantes doivent soumettre des rapports financiers chaque trimestre et des rapports d'avancement tous les six mois via ConservationGrants.

Des rapports supplémentaires peuvent également être demandés et concernent le plus souvent le respect des politiques financières et de sauvegarde du CEPF.

Les exigences en matière de rapports pour les bénéficiaires de petites subventions varient et sont décrites dans l'accord de subvention.

9. Le secrétariat du CEPF et le personnel de la RIT effectuent des visites sur place.

Les membres du Secrétariat du CEPF et les RIT effectuent chaque année des missions de supervision financière et des visites de sites programmatiques auprès de bénéficiaires sélectionnés.

10. Le CEPF et les RIT aident les bénéficiaires à faire face aux retards et aux défis (au besoin).

Le CEPF reconnaît qu'en raison de défis imprévus, des retards de projet peuvent parfois se produire. Lorsque cela se produit, les bénéficiaires peuvent demander une prolongation de la durée de la subvention (« prolongation sans frais ») ou d'autres modifications des livrables ou du budget.

Pour les subventions importantes, les demandes de modification peuvent être soumises via ConservationGrants. Pour les petites subventions, les demandes de modification peuvent être soumises par courrier électronique au RIT.

Le CEPF et les RIT s'efforceront de répondre aux demandes raisonnables étayées par des justifications adéquates ; cependant, ils se réservent le droit de rejeter toute demande de modification.

11. La subvention se termine.

Dans les deux mois suivant la fin de la subvention, un rapport d'achèvement final, comprenant des données quantitatives sur les impacts, doit être soumis. Pour les subventions importantes, ce rapport sera complété par ConservationGrants. Pour les petites subventions, le rapport sera rempli hors ligne, en utilisant un modèle fourni par le RIT.

Une composante importante de ces rapports porte sur les enseignements tirés. Des lignes directrices sur les leçons apprises peuvent être trouvées dans Anglais (PDF - 88 Ko), Français (PDF - 87 Ko), Portugais (PDF - 77 Ko) et Espagnol (PDF - 82 Ko).

Les bénéficiaires qui ont soumis des outils de suivi de base au début de leur subvention devront soumettre des versions finales à la fin, pour montrer tout changement intervenu au cours du projet.

Les bénéficiaires sont encouragés à envoyer des photos et des vidéos du projet à l'équipe de communication du CEPF à cepf@cepf.net.

Le rapport d'achèvement final et tout rapport technique supplémentaire seront rendus publics par l'intermédiaire du CEPF. base de données du projet.