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Gros plan de fleur violette.
Légende: 
Fleur dans le hotspot de la biodiversité du Cerrado.
Crédit: 
© Aryanne Amaral

Si vous êtes un bénéficiaire du CEPF, l'étape la plus importante dans la préparation de la gestion des exigences financières liées à votre projet est de revoir votre accord de subvention. (Si vous êtes un candidat, vous pouvez consulter le version modèle de l'accord.) 

En pièce jointe 1 de votre convention, vous trouverez les activités et le budget du projet approuvés par le CEPF. Nos fonds ne peuvent être utilisés que pour les activités approuvées et la portée du projet.

Vous trouverez ci-dessous des informations et des ressources supplémentaires pour vous aider à naviguer dans les exigences du CEPF. Se préparer maintenant à la manière dont vous allez organiser vos pièces justificatives vous aidera à long terme !

Nous savons que cela peut sembler beaucoup, mais ne paniquez pas. Nous sommes là pour vous aider ! Votre gestionnaire de subventions est toujours disponible pour répondre à vos questions. 

Cours de formation en ligne obligatoire

Pour les bénéficiaires de subventions importantes uniquement. Si vous êtes un bénéficiaire d'une petite subvention, demandez à votre équipe de mise en œuvre régionale les exigences.

Le CEPF a développé une courte formation d'orientation en ligne pour aider les bénéficiaires à comprendre les exigences financières de leur subvention. Toute personne de votre organisation impliquée dans la gestion financière de la subvention et/ou la mise en œuvre des activités de projet financées par le CEPF doit suivre le cours. Le programme autoguidé ne devrait pas prendre plus d'une heure et vous permet de faire une pause et de terminer plus tard, si nécessaire.

Les nouveaux boursiers recevront une invitation par e-mail pour s'inscrire à la formation. Si vous n'avez pas reçu l'e-mail ou si vous êtes un nouveau membre de l'équipe pour une subvention CEPF déjà active, veuillez contacter votre gestionnaire de subventions.

Notez que le cours n'est disponible qu'en anglais. Si vous ou un membre de votre équipe préférez suivre la formation en français, malgache, portugais ou espagnol, veuillez contacter votre gestionnaire de subventions. 

Au moins une personne de votre équipe de projet doit suivre cette formation et réussir le quiz à la fin, sinon, le CEPF ne versera pas de paiements supplémentaires à votre organisation.

Modèles de rapport

Vous trouverez ci-dessous des modèles de rapports courants et de suivi des dépenses types. Si votre organisation a déjà mis en place des procédures et des exigences en matière de documentation, vous pouvez continuer à les utiliser, à condition qu'elles incluent les informations requises.

Rapport détaillé des transactions

Un rapport de transactions détaillé, également connu sous le nom de rapport de transactions du grand livre, est une feuille de calcul Excel qui suit les dépenses engagées pour votre projet CEPF pour le trimestre spécifique. Il prend en charge les rapports financiers trimestriels que les grands bénéficiaires soumettent via ConservationGrants en répertoriant les détails de chaque dépense engagée au cours du trimestre.

Le rapport détaillé des opérations est dû en même temps que le rapport financier trimestriel, soit 30 jours après la fin du trimestre : 30 avril, 31 juillet, 31 octobre et 31 janvier.

Si votre organisation dispose d'un système de comptabilité automatisé, vous générerez le rapport via ce système. Le suivi manuel des informations est également très bien.

Que vous utilisiez un système comptable automatisé ou manuel, le rapport doit être soumis dans une feuille de calcul Excel. Chaque transaction doit inclure les éléments suivants :

  • Date de facture
  • Date de paiement
  • Principales catégories de dépenses du CEPF (à retrouver dans votre rapport financier trimestriel en ligne) 
  • Bénéficiaire
  • Description de la dépense
  • Taux de change utilisé (si vous ne gérez pas votre projet en dollars américains)

Si cela vous est utile, vous pouvez choisir d'utiliser l'un des modèles CEPF ci-dessous.

Feuille de temps

Conformément à votre accord de subvention CEPF, vous êtes tenu de garder une trace du temps réel que le personnel de votre organisation passe à travailler sur la subvention CEPF. Les estimations de temps, ou les frais de temps du personnel basés sur le budget, ne seront pas approuvés. Si des membres du personnel travaillent à temps partiel sur le projet du CEPF, leurs feuilles de temps doivent également inclure tous les autres donateurs du projet pour lesquels ils travaillent.

Vous trouverez ci-dessous quatre modèles que vous pouvez utiliser ou modifier. Vous pouvez également utiliser votre propre formulaire, à condition qu'il contienne les mêmes informations.

Carnet de bord du véhicule

Les journaux de bord des véhicules sont utilisés pour suivre la consommation de carburant et l'entretien d'un véhicule utilisé pour la subvention du CEPF. Les journaux de bord des véhicules doivent inclure :

  • Date du voyage
  • Emplacements de début et de fin
  • Début et fin de la lecture du compteur kilométrique
  • Distance parcourue
  • Raison du voyage
  • signature du voyageur
  • Nom du conducteur

Vous trouverez ci-dessous trois modèles que vous pouvez utiliser ou modifier. Vous pouvez également utiliser votre propre formulaire, à condition qu'il contienne les mêmes informations.

Sous-contrats et sous-subventions (conditions de transfert)

Si vous avez des sous-contrats (c'est-à-dire des consultants) et/ou des sous-subventions dans votre budget, vous devrez conclure un accord juridiquement contraignant avec cette personne ou organisation. Les sous-traitants et les sous-bénéficiaires sont tenus de se conformer aux mêmes termes et conditions définis dans la convention de subvention du CEPF. 

Nous demandons que ces accords incluent les conditions générales du CEPF, la déclaration d'intégrité et le code de déontologie. Vous pouvez trouver ces clauses dans votre convention de subvention. Ils comprennent la phrase « Le Bénéficiaire s'engage expressément par la présente à inclure cette disposition dans tous les sous-contrats et sous-attributions émis en vertu du présent Accord ». Veuillez contacter votre gestionnaire de subventions pour obtenir une copie des clauses nécessaires.

Avant d'octroyer des sous-subventions ou des sous-contrats utilisant des fonds du CEPF, les bénéficiaires doivent sélectionner leurs sous-bénéficiaires et prestataires de services et enregistrer les résultats de la sélection dans le cadre des pièces justificatives de la subvention. Au minimum, les bénéficiaires du CEPF doivent vérifier l'identité légale des sous-bénéficiaires et des prestataires de services et filtrer ces noms vérifiés, y compris les noms des membres des organes directeurs respectifs et de tout membre du personnel du projet, par rapport à toutes les listes suivantes :

Organigramme des achats

Avant d'acheter des biens ou des services avec les fonds du CEPF, examinez attentivement votre accord de subvention. Portez une attention particulière à la section 7 ("Utilisation des fonds et des ressources"), à la section 11 ("Achats de biens et services") et à l'annexe 2 (la politique d'approvisionnement).

Une fois que vous vous êtes familiarisé avec la politique d'approvisionnement de votre accord de subvention, examinez le budget de votre proposition et identifiez avec votre équipe toutes les dépenses de services ou d'équipement égales ou supérieures à 5,000 XNUMX USD. Ceux-ci nécessiteront une approbation, prévoyez donc suffisamment de temps pour suivre les procédures d'approvisionnement appropriées.

Pour des conseils étape par étape sur l'approvisionnement, nous vous recommandons d'utiliser les directives d'approvisionnement pour les biens ou les services, qui incluent des modèles, ci-dessous, que vous pouvez adapter et utiliser.

Marchandises

Guide d'achat
- Anglais (Excel - 23 Ko)
- Français (Excel - 31 Ko)
- Indonesian (Excel - 23 Ko)
- Portugais (Excel - 31 Ko)
- Russe (Excel - 29 Ko)
- Espagnol (Excel - 23 Ko)

Code d'éthique de CI
- Anglais (Word - 18 Ko)
- Français (Word - 20 Ko)
- Indonesian (Word - 27 Ko)
- Portugais (Word - 20 Ko)
- Russe (Word - 24 Ko)
- Espagnol (Word - 49 Ko)

Déclaration d'intégrité de l'AFD
- Anglais (Word - 31 Ko)
- Français (PDF - 146 Ko)
- Portugais (Word - 33 Ko)
- Russe (Word - 29 Ko)
- Espagnol (Word - 28 Ko)

Matrice de comparaison des offres
- Anglais (Excel - 20 Ko)
- Français (Excel - 20 Ko)
- Indonesian (Excel - 20 Ko)
- Portugais (Excel - 20 Ko)
- Russe (Excel 12 KB)
- Espagnol (Excel - 12 Ko)

Bon de commande
- Anglais (Word - 474 Ko)
- Français (Word - 27 Ko)
- Indonesian (Word - 18 Ko)
- Portugais (Word - 26 Ko)
- Russe (Word - 18 Ko)
- Espagnol (Word - 17 Ko)

Appel d'offre
Anglais (Word - 48 Ko)
- Français (Word - 36 Ko)
- Indonesian (Word - 35 Ko)
- Portugais (Word - 35 Ko)
- Russe (Excel - 27 Ko)
- Espagnol (Excel - 25 Ko)

Justification du fournisseur unique
- Anglais (Word - 48 Ko)
- Français (Word - 35 Ko)
- Indonesian (Word - 35 Ko)
- Portugais (Word - 35 Ko)
- Russe (Excel - 27 Ko)
- Espagnol (Excel - 25 Ko)

Services

Guide d'achat
- Anglais (Excel - 23 Ko)
- Français (Excel - 35 Ko)
- Indonesian (Excel - 26 Ko)
- Portugais (Excel - 32 Ko)
- Russe (Excel - 34 Ko)
- Espagnol (Excel - 24 Ko)

Code d'éthique de CI
- Anglais (Word - 18 Ko)
- Français (Word - 20 Ko)
- Indonesian (Word - 27 Ko)
- Portugais (Word - 20 Ko)
- Russe (Word - 24 Ko)
- Espagnol (Word - 49 Ko)

Déclaration d'intégrité de l'AFD
- Anglais (Word - 31 Ko)
- Français (PDF - 146 Ko)
- Portugais (Word - 33 Ko)
- Russe (Word - 29 Ko)
- Espagnol (Word - 28 Ko)

Matrice de comparaison des offres
- Anglais (Excel - 21 Ko)
- Français (Excel - 20 Ko)
- Indonesian (Excel - 20 Ko)
- Portugais (Excel - 20 Ko)
- Russe (Excel - 12 Ko)
- Espagnol (Excel - 12 Ko)

Clauses de transfert
- Anglais (Word - 38 Ko)

Demande de propositions
- Anglais (Word - 90 Ko)
- Français (Word - 64 Ko)
- Indonesian (Word - 66 Ko)
- Portugais (Word - 63 Ko)
Russe (Word - 54 Ko)
- Espagnol (Word - 52 Ko)

Contrat de service
- Anglais (Word - 80 Ko)

Justification du fournisseur unique
Anglais (Word - 48 Ko)
Français (Word - 35 Ko)
Indonesian (Word - 35 Ko)
Portugais (Word - 35 Ko)
Russe (Excel - 27 Ko)
Espagnol (Excel - 25 Ko)

Si le processus de passation des marchés n'est pas effectué correctement, le CEPF peut ne pas approuver vos dépenses. Par conséquent, veuillez contacter votre gestionnaire de subventions pour vous guider. Vous pouvez également vous référer aux schémas ci-dessous.

Si vous êtes un bénéficiaire d'une petite subvention, notez que des exigences supplémentaires peuvent s'appliquer à votre hotspot. Veuillez contacter votre équipe de mise en œuvre régionale pour obtenir des conseils supplémentaires.

Modèle de justification à fournisseur unique

Les achats de biens et de services d'un montant égal ou supérieur à 5,000 XNUMX USD doivent passer par un processus d'appel d'offres (expliqué ci-dessus). Cependant, dans certains cas exceptionnels, ces achats peuvent être à fournisseur unique. Dans les rares cas où un processus concurrentiel n'est pas possible, vos dépenses doivent être approuvées par écrit par le CEPF avant l'achat. Vous devrez soumettre une justification au CEPF pour la sélection de source unique en utilisant le modèle ci-dessous. 

N'oubliez pas que le défaut d'obtenir une approbation écrite avant d'acheter un bien ou un service sur la base d'une sélection de fournisseur unique entraînera une déclaration de refus.

Si vous êtes un bénéficiaire d'une petite subvention, notez que des exigences supplémentaires peuvent s'appliquer à votre hotspot. Veuillez contacter votre équipe de mise en œuvre régionale pour obtenir des conseils supplémentaires.

Foire aux questions

Si vous êtes un bénéficiaire d'une petite subvention, veuillez considérer les informations ci-dessous comme des conseils généraux, mais demandez une confirmation à votre équipe de mise en œuvre régionale car certains processus diffèrent d'un point d'accès à l'autre.

Approvisionnement

Devons-nous choisir la moins chère des trois offres, ou pouvons-nous fournir une justification basée sur d'autres facteurs ?
Le CEPF attend de vous que vous choisissiez la meilleure offre en termes de qualité et de prix ; il n'a pas nécessairement besoin d'être le moins cher. Nous faisons confiance à votre jugement. Veuillez conserver la justification de votre décision au dossier.

Est-il suffisant de demander trois devis ou dois-je obtenir trois devis ?
Vous devez obtenir au moins trois devis. Nous vous suggérons d'en demander au moins cinq pour vous assurer d'obtenir le minimum requis de trois devis pertinents.

Je souhaite signer plus d'une convention de consultance dans le cadre de la même subvention CEPF avec le même consultant. Est-ce autorisé? 
Oui, cependant, l'affectation, l'étendue des travaux et la période d'exécution ne doivent pas se chevaucher.

Pour faire suite à la question ci-dessus, si je signe plus d'un contrat avec le même consultant dans le cadre d'une subvention du CEPF et que chaque contrat est inférieur à 5,000 XNUMX USD-mais le montant total combiné pour le consultant est égal ou supérieur à 5,000 XNUMX USD-Qu'est-ce que je dois faire?
Dans cette situation, vous devrez obtenir au moins trois devis pour les services requis avant de conclure un accord juridiquement contraignant avec le consultant sélectionné. 

Signalement:

Vais-je recevoir une réponse du CEPF indiquant que mon rapport a été soumis (en plus de la réponse automatisée ConservationGrants) ?
Vous ne recevrez qu'une confirmation automatique. Votre gestionnaire de subventions et/ou directeur de subventions vous contactera si des informations supplémentaires ou des révisions sont nécessaires.

Puis-je revenir aux rapports soumis et les corriger si la période de rapport est écoulée ?
Non. Veuillez toujours corriger un rapport antérieur en incluant la correction ou la clarification dans le rapport actuel. Une fois qu'un rapport a été approuvé, il est verrouillé pour modification.

Existe-t-il un format spécial pour les rapports (financiers et de performance) ?
Oui, les rapports sur les subventions importantes sont effectués via ConservationGrants. Une fois votre subvention active, vous pourrez accéder à votre calendrier de rapports via les mêmes informations de connexion que vous avez utilisées pour développer votre proposition de projet.

Rapport financier

Comment demander un paiement ?
Pour votre paiement initial, le CEPF débloquera le montant défini dans votre convention de subvention sur la base de votre flux de trésorerie initial approuvé dans la section intitulée « paiement » à la réception de votre convention de subvention contresignée. Les paiements ultérieurs seront effectués conformément à la section « paiement » de la convention de subvention en utilisant la case des dépenses prévues dans votre rapport financier trimestriel.

Comment mon paiement est-il calculé ?
Dans chacun de vos rapports financiers trimestriels, il y a une case « dépenses prévues » pour saisir le montant que vous estimez dépenser au cours des cinq mois suivant le trimestre pour lequel vous faites un rapport. Avec ces informations, le système calculera votre paiement en fonction de ce que vous nous avez communiqué dont vous avez besoin ainsi que du montant qu'il vous reste sur votre compte bancaire. Le CEPF se réserve le droit de réduire ce montant avant de procéder au versement.

Le CEPF a-t-il besoin de voir les originaux de tous les reçus ?
Conservez toujours les originaux dans vos dossiers, mais vous n'avez pas besoin de les envoyer au CEPF avec vos rapports, sauf si cela est requis par votre convention de subvention ou votre gestionnaire de subventions. Si des reçus sont demandés ou requis, des copies sont acceptables. Les originaux doivent être mis à la disposition du CEPF lors des visites de sites ou des audits.

Comment dois-je gérer les taux de change sur les dépenses de ma subvention CEPF ?
Nous vous suggérons d'utiliser le même taux de change sur lequel vous avez reçu votre dernier paiement. Vous pouvez également suivre la politique de votre organisation concernant le traitement des taux de change, à condition que la méthode que vous utilisez reste cohérente pendant toute la durée de votre subvention et que vous échangez des fonds au meilleur taux disponible autorisé par les lois et réglementations applicables.

Puis-je transférer des fonds entre les lignes budgétaires (par exemple, du mobilier à l'équipement) et à l'intérieur des lignes budgétaires (par exemple, le vol vers l'hébergement) ?
Vous pouvez transférer des fonds à partir d'un poste à coût direct jusqu'à 15 % du montant total de votre subvention. Au-delà de cela, y compris la révision du poste de coût de soutien à la gestion, vous devez demander l'approbation de votre directeur de subvention, et le CEPF devra traiter un amendement.

Que deviennent les fonds qui restent dans mon budget d'une année sur l'autre ?
Les fonds non dépensés de l'année précédente sont automatiquement reportés à l'année en cours. Si vous n'avez pas pu accomplir une activité au cours d'une période, vous ne perdrez pas ces fonds et pourrez dépenser l'argent au cours de la période suivante. Assurez-vous de communiquer tout retard dans votre plan de projet à votre directeur de subvention.

Si des frais bancaires m'ont été facturés, où dois-je les enregistrer ?
Enregistrer les frais bancaires dans la ligne budgétaire « Frais bancaires et d'assurance ».

Lorsque je dépense moins que prévu pour certaines activités, ai-je le droit de dépenser ces fonds pour d'autres activités ou de concevoir de nouvelles activités conformes aux objectifs de mon projet ?

Vous pouvez transférer des fonds à partir de postes à coûts directs jusqu'à 15 % du montant total de votre subvention. Si les fonds transférés représentent plus de 15 pour cent, vous devez demander l'approbation de votre directeur de subvention.

Si elle est approuvée, une modification sera traitée. Veuillez informer votre directeur de subvention si vous souhaitez utiliser des fonds pour de nouvelles activités afin de vous assurer que cela ne nécessite pas de modification du cadre logique du projet.

Est-il possible d'utiliser les fonds de la subvention pour une dépense exceptionnelle liée au projet mais qui n'était pas prévue dans le cadre de la proposition et du plan de travail ?
Tous les fonds de la subvention doivent être utilisés pour les activités et le budget approuvés dans votre accord de subvention. Si vous souhaitez utiliser les fonds du CEPF pour des activités non prévues à l'origine, vous aurez besoin de l'approbation du CEPF avant de commencer ces nouvelles activités. Le CEPF vous informera si un avenant à votre convention de subvention est nécessaire.

Audit

Mon audit est-il prévu à une date appropriée ?
Si vous êtes tenu de soumettre un audit institutionnel dans le cadre de votre subvention, il est dû au CEPF dans les 120 jours suivant la fin de l'exercice de votre organisation. Si cette date limite présente des difficultés pour vous, veuillez contacter votre gestionnaire de subventions pour en discuter.

Qui choisit l'auditeur ?
Si un audit du projet est requis, le bénéficiaire sélectionnera un cabinet d'audit indépendant, que le CEPF approuvera ensuite. Chaque année, l'auditeur évaluera les dépenses engagées et les activités réalisées dans le cadre de la subvention.

Le CEPF a-t-il un format préféré pour l'audit ?
Pour l'audit institutionnel, le CEPF préfère recevoir le document au format PDF. Pour l'audit du projet, veuillez examiner et suivre la « portée des travaux » jointe à votre convention de subvention.

L'audit doit-il être certifié ?
Oui, l'audit doit être certifié, ce qui signifie qu'il doit être effectué par un cabinet d'audit entièrement accrédité et indépendant.

L'audit doit-il porter uniquement sur la responsabilité du projet ou sur l'ensemble de l'organisation ?
Cela dépend de votre convention de subvention, qui doit spécifier « audit de projet » ou « audit d'organisation ». Un audit de projet testera uniquement les transactions liées à la subvention du CEPF, tandis que l'audit d'organisation testera les transactions sur l'ensemble des activités de l'organisation.

Faut-il également auditer les cofinancements, sachant que ces fonds ne transitent pas forcément par le compte de notre projet ?
Pour un audit institutionnel, ils sont automatiquement soumis à des tests. Les audits de projet ne doivent pas inclure de cofinancement.

Contact

Si vous avez des questions sur l'un des éléments ci-dessus, veuillez contacter votre gestionnaire de subventions.

Caroline Borek pour:
- Bassin méditerranéen (hors Afrique du Nord)
- Montagnes d'Asie centrale
- Multi-hotspot

Annie Kaufman pour:
- Forêts Guinéennes d'Afrique de l'Ouest
- Madagascar et les îles de l'océan Indien
- Bassin méditerranéen (Afrique du Nord uniquement)

Priscille Oliveira pour:
- Îles des Caraïbes
- Cerrado
- Îles Mélanésiennes orientales
- Wallacée

Florence Renedo pour:
- Indo-Birmanie
- Andes tropicales

Cette page a été créée pour aider les bénéficiaires du CEPF à naviguer dans les exigences financières de leur subvention. Si vous avez des commentaires concernant l'utilité et la clarté des informations ci-dessus, veuillez les envoyer à cepf@cepf.net. Je vous remercie!