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Gérer les besoins financiers de votre subvention

 

Gros plan de fleur violette.

Cette page s'adresse aux grands bénéficiaires de subventions au sein d'une zone prioritaire du CEPF. Si vous êtes un bénéficiaire R2C2, SGP ou d'une petite subvention, veuillez noter que des exigences différentes ou supplémentaires peuvent s'appliquer selon votre type de subvention. Pour plus d'informations, veuillez contacter votre gestionnaire de subvention ou votre équipe régionale de mise en œuvre.

Si vous êtes un bénéficiaire du CEPF, l'étape la plus importante dans la préparation de la gestion des exigences financières liées à votre projet est de revoir votre accord de subvention. (Si vous êtes un candidat, vous pouvez consulter le version modèle de l'accordVeuillez noter que des clauses supplémentaires peuvent être ajoutées à votre accord, en fonction du donateur finançant votre projet.

Vous trouverez dans l'annexe 1 de votre accord les activités et le budget du projet approuvés par le CEPF. Les fonds du CEPF ne peuvent être utilisés que pour les activités et le périmètre du projet approuvés.

Veuillez considérer les conseils sur cette page concernant à la fois les grandes et les petites subventions, sauf indication contraire.

Vous trouverez ci-dessous des informations et des ressources supplémentaires pour vous aider à naviguer dans les exigences du CEPF. Se préparer maintenant à la manière dont vous allez organiser vos pièces justificatives vous aidera à long terme !

Nous savons que cela peut paraître beaucoup, mais pas de panique ! Nous sommes là pour vous aider ! Votre gestionnaire de subventions est toujours disponible pour répondre à vos questions. 

Cours de formation en ligne

Le CEPF a réalisé des vidéos pour aider les bénéficiaires à comprendre les exigences financières de leur subvention. Toute personne de votre organisation impliquée dans la gestion financière de la subvention et/ou la mise en œuvre des activités du projet financé par le CEPF est invitée à visionner ces vidéos, accessibles sur YouTube via les liens ci-dessous.

Série de vidéos d'orientation des bénéficiaires

Nous vous encourageons à revoir ces vidéos tout au long de la durée de votre subvention si vous avez des questions spécifiques sur un sujet. Si vous ne trouvez pas la réponse à votre question, veuillez contacter votre gestionnaire de subventions.

Modèles de rapports financiers

Vous trouverez ci-dessous des modèles pour les rapports courants et le suivi des dépenses. Si votre organisation dispose déjà de procédures et d'exigences de documentation établies, vous pouvez continuer à les utiliser, à condition qu'elles contiennent les informations requises.

Rapport détaillé des transactions

Un rapport détaillé des transactions, également appelé rapport des transactions du grand livre, est un fichier Excel qui répertorie les dépenses engagées pour votre projet CEPF au cours de la période de référence. Il sert de base aux rapports financiers que vous soumettrez via ConservationGrants en listant le détail de chaque dépense effectuée durant cette période.

Consultez la section « rapports » de votre convention de subvention pour savoir si votre organisation est tenue de soumettre un rapport de transaction détaillé.

Si votre subvention l'exige, le rapport détaillé des transactions doit être remis en même temps que le rapport financier. Le calendrier de remise des rapports relatifs à votre subvention se trouve dans la section « Rapports » de votre convention de subvention. 

Si votre organisation dispose d'un système de comptabilité automatisé, vous générerez le rapport via ce système. Le suivi manuel des informations est également très bien.

Que vous utilisiez un système comptable automatisé ou manuel, le rapport doit être soumis dans une feuille de calcul Excel. Chaque transaction doit inclure les éléments suivants :

  • Date de facture
  • Date de paiement (qui doit se situer dans la période de référence examinée)
  • Principales catégories de dépenses du CEPF (trouvé dans votre rapport financier en ligne)
  • Bénéficiaire
  • Description de la dépense
  • Taux de change utilisé (si vous ne gérez pas votre projet en dollars américains)
  • Montant en USD

Le CEPF considère la date de paiement comme la date à laquelle les fonds ont été débités de votre compte. Il est possible que la date de paiement d'une dépense soit celle du trimestre suivant pour une dépense du trimestre en cours. Veuillez toujours vous référer à la date de paiement lors de la soumission de vos rapports afin de déterminer le trimestre concerné. 

Si cela vous est utile, vous pouvez choisir d'utiliser l'un des modèles CEPF ci-dessous.

Formulaire de cession d'actifs

Feuille de temps

Conformément à votre accord de subvention CEPF, vous êtes tenu de garder une trace du temps réel que le personnel de votre organisation passe à travailler sur la subvention CEPF. Les estimations de temps, ou les frais de temps du personnel basés sur le budget, ne seront pas approuvés. Si des membres du personnel travaillent à temps partiel sur le projet du CEPF, leurs feuilles de temps doivent également inclure tous les autres donateurs du projet pour lesquels ils travaillent.

Vous trouverez ci-dessous des modèles que vous pouvez utiliser ou modifier. Vous pouvez également utiliser votre propre formulaire, à condition qu'il contienne les mêmes informations.

Carnet de bord du véhicule

Les journaux de bord des véhicules sont utilisés pour suivre la consommation de carburant et l'entretien d'un véhicule utilisé pour la subvention du CEPF. Les journaux de bord des véhicules doivent inclure :

  • Date du voyage
  • Emplacements de début et de fin
  • Début et fin de la lecture du compteur kilométrique
  • Distance parcourue
  • Raison du voyage
  • signature du voyageur
  • Nom du conducteur

Vous trouverez ci-dessous trois modèles que vous pouvez utiliser ou modifier. Vous pouvez également utiliser votre propre formulaire, à condition qu'il contienne les mêmes informations.

Si vous avez des questions concernant les modèles existants que votre organisation souhaite utiliser ou adapter pour le projet CEPF, veuillez les partager avec votre gestionnaire de subventions avant toute utilisation.

Sous-contrats et sous-subventions 

Conditions de répercussion

Si vous avez des sous-contrats (c'est-à-dire des consultants) et/ou des sous-subventions dans votre budget, vous devrez conclure un accord juridiquement contraignant avec cette personne ou organisation. Les sous-traitants et les sous-bénéficiaires sont tenus de se conformer aux mêmes termes et conditions définis dans la convention de subvention du CEPF. 

Ces accords doivent inclure les modalités de transfert des fonds du CEPF, une déclaration d'intégrité (pour les subventions financées par l'AFD) et un code de conduite. Vous trouverez ces clauses dans votre convention de subvention. Veuillez contacter votre gestionnaire de subvention pour obtenir une copie des clauses nécessaires.

Filtrage de sécurité

Avant d'octroyer des sous-subventions ou des sous-contrats utilisant des fonds du CEPF, les bénéficiaires doivent sélectionner leurs sous-bénéficiaires et prestataires de services et enregistrer les résultats de la sélection dans le cadre des pièces justificatives de la subvention. Au minimum, les bénéficiaires du CEPF doivent vérifier l'identité légale des sous-bénéficiaires et des prestataires de services et filtrer ces noms vérifiés, y compris les noms des membres des organes directeurs respectifs et de tout membre du personnel du projet, par rapport à toutes les listes suivantes :

Politique d'approvisionnement

Si le processus de passation des marchés n'est pas effectué correctement, le CEPF peut ne pas approuver vos dépenses.

Avant d'acheter des biens ou des services avec les fonds du CEPF, veuillez examiner attentivement votre convention de subvention. Portez une attention particulière aux sections « Utilisation des fonds et des ressources » et « Acquisition de biens et de services », ainsi qu'à l'annexe 2 (politique d'achat).

Une fois que vous aurez pris connaissance de la politique d'approvisionnement, examinez le budget de votre proposition et identifiez avec votre équipe toutes les dépenses liées aux services ou à l'équipement égales ou supérieures à 10 000 $ US. Si ces dépenses n'ont pas été approuvées lors de la phase de proposition, ou si elles ne sont pas identifiées nommément avant la signature du contrat, elles devront être approuvées. Prévoyez donc suffisamment de temps pour suivre les procédures d'approvisionnement appropriées.

Pour des conseils étape par étape sur l'approvisionnement, nous vous recommandons d'utiliser les directives d'approvisionnement pour les biens ou les services, qui incluent des modèles, ci-dessous, que vous pouvez adapter et utiliser.

Biens et services

Code de conduite du CI

Guide d'achat
- Anglais (Excel - 23 Ko)
- Français (Excel - 31 Ko)
- Indonésien (Excel - 23 Ko)
- Portugais (Excel - 31 Ko)
- Russe (Excel - 29 Ko)
- Espagnol (Excel - 23 Ko)

Déclaration d'intégrité de l'AFD
- Anglais (Word - 31 Ko)
- Français (PDF - 146 Ko)
- Portugais (Word - 33 Ko)
- Russe (Word - 29 Ko)
- Espagnol (Word - 28 Ko)

Matrice de comparaison des offres
- Anglais (Excel - 20 Ko)
- Français (Excel - 20 Ko)
- Indonésien (Excel - 20 Ko)
- Portugais (Excel - 20 Ko)
- Russe (Excel 12 KB)
- Espagnol (Excel - 12 Ko)

Bon de commande
- Anglais (Word - 474 Ko)
- Français (Word - 27 Ko)
- Indonésien (Word - 18 Ko)
- Portugais (Word - 26 Ko)
- Russe (Word - 18 Ko)
- Espagnol (Word - 17 Ko)

Appel d'offre
- Anglais (Word - 48 Ko)
- Français (Word - 36 Ko)
- Indonésien (Word - 35 Ko)
- Portugais (Word - 35 Ko)
- Russe (Excel - 27 Ko)
- Espagnol (Excel - 25 Ko)

Demande de propositions
- Anglais (Word - 90 Ko)
- Français (Word - 64 Ko)
- Indonésien (Word - 66 Ko)
- Portugais (Word - 63 Ko)
- Russe (Word - 54 Ko)
- Espagnol (Word - 52 Ko)

Si la procédure d'achat n'est pas respectée, le CEPF risque de ne pas approuver vos dépenses. Par conséquent, veuillez contacter votre gestionnaire de subventions pour obtenir de l'aide avant de commencer. Vous pouvez également vous référer aux schémas ci-dessous.

Modèle de justification à fournisseur unique

Les achats de biens et de services d'un montant égal ou supérieur à 10,000 XNUMX USD doivent passer par un processus d'appel d'offres (expliqué ci-dessus). Cependant, dans certains cas exceptionnels, ces achats peuvent être à fournisseur unique. Dans les rares cas où un processus concurrentiel n'est pas possible, vos dépenses doivent être approuvées par écrit par le CEPF avant l'achat. Vous devrez soumettre une justification au CEPF pour la sélection de source unique en utilisant le modèle ci-dessous. 

N'oubliez pas que le défaut d'obtenir une approbation écrite avant d'acheter un bien ou un service sur la base d'une sélection de fournisseur unique entraînera une déclaration de refus.

Modèle d'audit de projet

Questions fréquemment posées

Approvisionnement

Devons-nous choisir la moins chère des trois offres, ou pouvons-nous fournir une justification basée sur d'autres facteurs ?
Le CEPF attend de vous que vous choisissiez la meilleure offre en termes de qualité et de prix ; il n'a pas nécessairement besoin d'être le moins cher. Nous faisons confiance à votre jugement. Veuillez conserver la justification de votre décision au dossier.

Est-il suffisant de demander trois devis ou dois-je obtenir trois devis ?
Vous devez obtenir au moins trois devis. Nous vous suggérons d'en demander au moins cinq pour vous assurer d'obtenir le minimum requis de trois devis pertinents.

Je souhaite signer plus d'une convention de consultance dans le cadre de la même subvention CEPF avec le même consultant. Est-ce autorisé? 
Oui, cependant, l'affectation, l'étendue des travaux et la période d'exécution ne doivent pas se chevaucher.

Pour faire suite à la question ci-dessus, si je signe plus d'un contrat avec le même consultant dans le cadre d'une subvention du CEPF et que chaque contrat est inférieur à 10,000 XNUMX USD-mais le montant total combiné pour le consultant est égal ou supérieur à 10,000 XNUMX USD-Qu'est-ce que je dois faire?
Dans ce cas, vous devrez obtenir au moins trois devis pour les services requis avant de conclure un accord juridiquement contraignant avec le consultant sélectionné. Il peut s'agir d'une poursuite de travaux pour lesquels le recours à un fournisseur unique serait autorisé. Veuillez contacter votre gestionnaire de subventions pour obtenir de plus amples informations.  

Reporting

Vais-je recevoir une réponse du CEPF indiquant que mon rapport a été soumis (en plus de la réponse automatisée ConservationGrants) ?
Vous recevrez uniquement une confirmation automatique. Votre gestionnaire et/ou directeur de subvention vous contactera si des informations complémentaires ou des modifications sont nécessaires.

Puis-je revenir aux rapports soumis et les corriger si la période de rapport est écoulée ?
Non. Veuillez toujours corriger un rapport antérieur en incluant la correction ou la clarification dans le rapport actuel. Une fois qu'un rapport a été approuvé, il est verrouillé pour modification.

Existe-t-il un format spécial pour les rapports (financiers et de performance) ?
Oui, les rapports sur les subventions importantes sont effectués via ConservationGrants. Une fois votre subvention active, vous pourrez accéder à votre calendrier de rapports via les mêmes informations de connexion que vous avez utilisées pour développer votre proposition de projet.

Rapport financier

Comment demander un paiement ?
Pour votre premier versement, le CEPF débloquera le montant défini dans votre convention de subvention, à la section « Paiement », dès réception de votre convention contresignée. Les versements suivants seront effectués conformément à la section « Paiement » de la convention de subvention, en utilisant le champ « Dépenses prévisionnelles » de votre rapport financier.

Comment mon paiement est-il calculé ?
Dans chacun de vos rapports financiers, une case « Dépenses prévisionnelles » vous permet d'indiquer le montant que vous estimez dépenser au cours des prochains mois. Les bénéficiaires tenus de déclarer trimestriellement doivent estimer leurs dépenses pour les cinq mois suivants ; ceux qui doivent déclarer mensuellement doivent les estimer pour les trois prochains mois. Grâce à ces informations, le système calculera votre paiement en fonction des besoins que vous nous avez communiqués et du solde disponible sur votre compte bancaire (Dépenses prévisionnelles - Solde disponible = Montant du paiement suggéré). Le CEPF se réserve le droit de réduire ce montant avant le versement.

Le CEPF a-t-il besoin de voir les originaux de tous les reçus ?
Conservez toujours les originaux, mais il n'est pas nécessaire de les envoyer au CEPF avec vos rapports, sauf si votre convention de subvention ou votre gestionnaire de subvention l'exige. Si des reçus sont demandés, des copies suffisent. Les originaux doivent être mis à la disposition du CEPF lors des visites sur site ou des audits.

Comment dois-je gérer les taux de change sur les dépenses de ma subvention CEPF ?
Nous vous suggérons d'utiliser le même taux de change sur lequel vous avez reçu votre dernier paiement. Vous pouvez également suivre la politique de votre organisation concernant le traitement des taux de change, à condition que la méthode que vous utilisez reste cohérente pendant toute la durée de votre subvention et que vous échangez des fonds au meilleur taux disponible autorisé par les lois et réglementations applicables.

Puis-je transférer des fonds entre les lignes budgétaires (par exemple, du mobilier à l'équipement) et à l'intérieur des lignes budgétaires (par exemple, le vol vers l'hébergement) ?
Vous pouvez transférer des fonds d'un poste de dépenses directes jusqu'à concurrence de 15 % du montant total de votre subvention. Au-delà de ce montant, y compris pour toute modification du poste de dépenses relatif au soutien à la gestion, vous devez obtenir l'approbation de votre directeur de subvention, et le CEPF devra traiter une modification.

Que deviennent les fonds qui restent dans mon budget d'une année sur l'autre ?
Les fonds non dépensés de l'année précédente sont automatiquement reportés à l'année en cours. Si vous n'avez pas pu réaliser une activité au cours d'une période donnée, vous ne perdrez pas ces fonds et pourrez les utiliser lors de la période suivante. Veillez à informer votre directeur de subvention de tout retard dans l'exécution de votre plan de projet.

Si des frais bancaires m'ont été facturés, où dois-je les enregistrer ?
Enregistrer les frais bancaires dans la ligne budgétaire « Frais bancaires et d'assurance ».

Lorsque je dépense moins que prévu pour certaines activités, ai-je le droit de dépenser ces fonds pour d'autres activités ou de concevoir de nouvelles activités conformes aux objectifs de mon projet ?

 

Vous pouvez transférer des fonds à partir de postes à coûts directs jusqu'à 15 % du montant total de votre subvention sans l'approbation préalable du CEPF.

Vous pouvez transférer des fonds à partir de postes à coûts directs jusqu'à 15 % du montant total de votre subvention. Si les fonds transférés représentent plus de 15 pour cent, vous devez demander l'approbation de votre directeur de subvention.

Si la demande est approuvée, une modification sera apportée. Veuillez informer votre directeur de subvention si vous souhaitez utiliser des fonds pour de nouvelles activités afin de vous assurer que cela ne nécessite pas de modification du cadre logique du projet.

Est-il possible d'utiliser les fonds de la subvention pour une dépense exceptionnelle liée au projet mais qui n'était pas prévue dans le cadre de la proposition et du plan de travail ?
Tous les fonds de la subvention doivent être utilisés pour les activités et le budget approuvés dans votre accord de subvention. Si vous souhaitez utiliser les fonds du CEPF pour des activités non prévues à l'origine, vous aurez besoin de l'approbation du CEPF avant de commencer ces nouvelles activités. Le CEPF vous informera si un avenant à votre convention de subvention est nécessaire.

Audit

Qui choisit l'auditeur ?
Si un audit du projet est requis, le bénéficiaire sélectionnera un cabinet d'audit indépendant, que le CEPF approuvera ensuite. Chaque année, l'auditeur évaluera les dépenses engagées et les activités réalisées dans le cadre de la subvention.

Le CEPF a-t-il un format préféré pour l'audit ?
Pour l'audit institutionnel, le CEPF préfère recevoir le document au format PDF. Pour l'audit de projet, veuillez consulter et respecter le cahier des charges joint à votre convention de subvention. Si vous avez besoin d'un modèle d'audit de projet, vous en trouverez un sur cette page. 

L'audit doit-il être certifié ?
Oui, l'audit doit être certifié, ce qui signifie qu'il doit être effectué par un cabinet d'audit entièrement accrédité et indépendant.

L'audit doit-il porter uniquement sur la responsabilité du projet ou sur l'ensemble de l'organisation ?
Cela dépend de votre convention de subvention, qui doit spécifier « audit de projet » ou « audit d'organisation ». Un audit de projet testera uniquement les transactions liées à la subvention du CEPF, tandis que l'audit d'organisation testera les transactions sur l'ensemble des activités de l'organisation.

Faut-il également auditer les cofinancements, sachant que ces fonds ne transitent pas forcément par le compte de notre projet ?
Pour un audit institutionnel, ils sont automatiquement soumis à des tests. Les audits de projet ne doivent pas inclure de cofinancement.

Contacts

Si vous avez des questions concernant l'un des points ci-dessus, veuillez contacter votre gestionnaire de subventions.

Annie Kaufman pour:
- Madagascar et les îles de l'océan Indien
- Forêts Guinéennes d'Afrique de l'Ouest

Caroline Borek pour:
- Les forêts côtières de l'Afrique de l'Est 
- Îles de Mélanésie orientale
- Montagnes d'Asie centrale

Christian López pour:
- Andes tropicales
- Bassin méditerranéen

Gabriela Benito pour:
-Intervention rapide en cas de crise de conservation

Mihanta Bakoliarimisa pour:
-Madagascar et les îles de l'océan Indien 

Priscille Oliveira pour:
- Îles des Caraïbes
- Cerrado

Samonn somalien pour:
- Indo-Birmanie
- Wallacée

Gabriela Benito pour:
- Intervention rapide en cas de crise de conservation (R2C2)

Alba Lucia Roncancio pour:
- Programme de microsubventions du FEM

Cette page a été créée pour aider les bénéficiaires de subventions du CEPF à comprendre les exigences financières de leur subvention. Si vous avez des commentaires concernant l'utilité et la clarté des informations ci-dessus, veuillez les adresser à votre gestionnaire de subvention ou à [adresse e-mail manquante]. cepf@cepf.net. Je vous remercie!

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