En español: 10 consejos para administrar su subvención CEPF

In English : 10 conseils pour bien gérer votre subvention du CEPF

Em portugais : Dez dicas para administrar sua Subvenção da Subvenção do CEPF

Félicitations pour l'obtention de votre bourse CEPF ! Maintenant, le travail commence. Cela ne signifie pas seulement votre travail de conservation sur le terrain, cependant. En plus de Équipe régionale de mise en œuvre du CEPF dans le hotspot de biodiversité où vous travaillez, vous aurez deux principaux contacts du Secrétariat du CEPF : un directeur de subventions et un gestionnaire de subventions.

Pour les subventions importantes, votre directeur de subvention supervise la partie technique et sur le terrain de votre projet, tandis que votre gestionnaire de subventions s'assure que vous utilisez l'argent que le CEPF vous donne conformément aux termes de l'accord que vous avez signé.

"Les bénéficiaires ont tendance à accorder beaucoup plus d'attention aux exigences techniques qu'aux exigences financières", a déclaré Eric Ramarijaona, directeur des subventions. "Cependant, les deux sont importants et doivent être pondérés de la même manière."

Pour vous aider à vous préparer à gérer les exigences financières de votre subvention, voici 10 conseils de Ramarijaona et des autres gestionnaires de subventions du CEPF.

1. Lisez votre convention de subvention. 

Cela peut sembler évident, mais le conseil numéro un donné par chaque gestionnaire de subventions est de revoir l'accord. Certes, ce ne sont pas les 30 pages les plus excitantes à lire, mais le document contient des informations essentielles à votre subvention. 

Parfois, le conseiller juridique de votre organisation peut avoir examiné le document, mais il est important que toutes les personnes impliquées dans le projet comprennent l'information. 

« Les exigences doivent être transmises aux personnes sur le terrain et à celles qui effectuent le travail quotidien », a déclaré Deborah Miller, responsable des subventions. « Ce sont des personnes qui doivent connaître les tenants et aboutissants du contrat et savoir gérer les différentes situations qu'elles vont rencontrer.

2. Assistez à un appel d'orientation. 

Dans les trois mois suivant la contresignature de la convention de subvention, vous serez invité à une « orientation des nouveaux boursiers », qui est offerte en plusieurs langues. Si vous n'êtes pas certain d'un élément de l'accord de subvention, cet appel est le moment idéal pour obtenir des réponses à vos questions.

"Certains bénéficiaires pensent que participer à l'appel est simplement lié à la conformité, mais c'est en fait très important car nous réitérons les points de l'accord", a déclaré la responsable des subventions, Florencia Renedo.

Au lieu d'une seule personne représentant votre organisation, encouragez toute votre équipe à se joindre à l'appel. 

Si vous ne vous sentez pas à l'aise de poser des questions pendant la session, planifiez plutôt un appel téléphonique de suivi avec votre gestionnaire de subventions. 

"Nous sommes heureux de parler avec vous pour répondre à des questions spécifiques", a déclaré Renedo. « Cela nous fera gagner du temps à tous les deux à long terme. »

3. Profitez de nos modèles. 

Le CEPF exige que vous suiviez de nombreux détails sur la façon dont vous utilisez le financement. Si votre organisation n'a pas encore créé ces formulaires, nous avons des modèles que vous pouvez utiliser.

L'un des modèles les plus importants à utiliser comme guide est celui des rapports de transaction détaillés. "C'est un très bon exemple de ce que nous voulons voir lorsqu'un bénéficiaire soumet ce rapport", a déclaré Miller.

Si vous avez besoin d'un modèle dans une autre langue, vérifiez auprès de votre équipe de mise en œuvre régionale, elle en aura peut-être un à vous envoyer.

4. Portez une attention particulière à l'approvisionnement ! 

C'est l'élément de l'accord de subvention qui pose généralement le plus de problèmes aux bénéficiaires. 

Les politiques d'approvisionnement aident les bénéficiaires à s'assurer que les biens et services de 5,000 2 USD ou plus (et les véhicules à n'importe quel prix) proviennent de fournisseurs réputés et dont les prix sont compétitifs. (Au Secrétariat du CEPF, nous devons également suivre les procédures de passation des marchés.) Les exigences du CEPF sont décrites dans la pièce jointe XNUMX de votre accord de subvention.

5. Avant de démarrer votre projet, élaborez un plan de procédures financières. 

Allez-vous faire vos propres finances? Si c'est le cas, comment? Utiliserez-vous Excel ? Un système comptable ? Ou allez-vous employer un tiers ?

Si une seule personne contrôle les finances, il pourrait y avoir mauvaise gestion ou fraude. Par conséquent, nous exigeons que les bénéficiaires aient un système multi-personnes. Il devrait y avoir une ligne claire entre qui demande un paiement, qui approuve ce paiement et qui émet le chèque.

Ramarijaona a recommandé de mettre en place des procédures écrites. « J'en ai vu des très simples, dit-il. "Par exemple, 'Cette personne fait des chèques ce jour-là' ou 'Si vous avez besoin d'une avance de voyage, soumettez votre demande avec les pièces justificatives appropriées à la comptabilité deux semaines avant le voyage.' Ce genre de chose.

Si votre organisation a déjà mis en place des systèmes et des politiques, vous voudrez toujours vous assurer qu'ils sont appliqués de manière cohérente dans toute votre organisation et qu'ils s'alignent sur les exigences du CEPF.

6. Proposez également un plan de procédures de documentation.

« Il faut toujours pouvoir expliquer en quoi la dépense est liée au projet. Pensez toujours à cela du côté des pièces justificatives », a déclaré Priscila Borba, directrice des subventions. « Malheureusement, si nous ne savons pas exactement pourquoi et comment l'argent a été dépensé, nous devrons annuler les coûts. »

Dans certains cas, la documentation peut nécessiter un peu de créativité. « Avec les fonds du CEPF, nous voyons toutes sortes de documents », a-t-elle ajouté.

Par exemple, si vous voyagez en bateau dans une région éloignée et que vous manquez de carburant, vous devrez peut-être acheter du carburant sur le bord de la route. Il est utile de réfléchir à la manière dont vous documenterez cette transaction à l'avance, en demandant peut-être au vendeur de signer un reçu manuscrit et de fournir son numéro de téléphone.

7. Lors du signalement, donnez des détails.

« Je dis toujours à mes bénéficiaires que, lorsqu'il s'agit de rapports, ils ne peuvent jamais m'envoyer trop d'informations », a déclaré Miller. « Je veux tout ce que vous avez, car plus vous fournissez d'informations, moins j'ai de questions et plus votre paiement est traité rapidement. »

Par exemple, n'écrivez pas simplement « papier toilette » comme dépense. Le papier toilette était-il pour votre bureau ou pour un camping en pleine forêt ? Cela peut ne pas sembler important, mais les détails donnent à votre gestionnaire de subventions le contexte nécessaire, l'aidant à se sentir en confiance pour approuver la dépense.

8. Pour déterminer si une dépense peut être imputée au CEPF, considérez trois mots importants. 

Le coût était-il raisonnable, imputable et admissible ? C'est ce que recherchent les gestionnaires de subventions du CEPF lorsqu'ils approuvent vos dépenses. 

« « raisonnable » signifie que quelqu'un d'autre aurait fait un achat qui ressemblait au vôtre s'il se trouvait dans la même situation », a déclaré Borba. 

Le CEPF n'approuverait normalement pas le prix d'une chambre d'hôtel de luxe dans le cadre des dépenses d'un projet, par exemple. Cependant, et si vous évitiez un ouragan à proximité et que cet hôtel était le seul endroit où vous pouviez rester ? "Ce serait raisonnable", a déclaré Borba. "J'aurais fait la même chose dans cette situation."

Une dépense est « admissible » si elle est admissible aux termes de votre convention de subvention. Le CEPF n'autorise pas l'utilisation de nos fonds pour la capitalisation de fonds fiduciaires, le retrait ou la modification de tout bien culturel physique, l'achat de terrains ou la réinstallation de personnes.

Les dépenses sont considérées comme « attribuables » si elles sont incluses dans le budget de votre proposition approuvée. Si vous avez plus d'un donateur, vous devrez faire particulièrement attention à ce que les dépenses que vous nous facturez soient clairement liées à votre subvention CEPF. Par exemple, si vous organisez un atelier lié à votre projet, les dépenses associées peuvent être facturées au CEPF. Cependant, si le lendemain de l'atelier, vous prenez un taxi pour rendre visite à un autre donateur, vous ne pouvez pas facturer ce trajet au CEPF.
"Nous sommes heureux de payer les coûts admissibles, mais vous devez être capable de montrer comment et pourquoi", a déclaré Borba. « Si ce n'est pas clairement lié au projet, vous ne pouvez pas le facturer. »

9. Obtenez l'approbation préalable des modifications apportées à votre projet. 

Parfois, les réalités d'un projet ne correspondent pas à la proposition originale du projet. Les directeurs de subventions et les gestionnaires de subventions du CEPF le comprennent et peuvent travailler avec vous pour apporter les ajustements nécessaires. Cependant, il est impératif que dès que vous réalisez que votre projet doit être modifié, vous les contactiez. 

Tout changement substantiel doit être approuvé avant d'être effectué. « Si vous souhaitez apporter des modifications à votre projet, parlez-nous-en au préalable », a déclaré Miller. "Sinon, vous avez un budget de proposition qui ne reflète pas les coûts réels que vous engagez et qui ne sera pas acceptable."

Si vous modifiez plus de 15 pour cent du budget initial de votre projet, un « réalignement budgétaire » est requis à l'avance, sinon, les dépenses liées à ce changement budgétaire ne seront pas approuvées. 

10. N'hésitez pas à contacter votre gestionnaire de subventions. 

Votre gestionnaire de subventions est disponible pour vous aider chaque fois que vous avez besoin de clarté. Contactez-les par email, téléphone ou Skype. « Si les bénéficiaires ne sont pas sûrs à 100 % de pouvoir acheter quelque chose ou embaucher quelqu'un qui n'était pas dans la proposition, ils peuvent toujours demander », a déclaré Renedo. « Il vaut mieux nous contacter avant de se tromper.