Les organisations non gouvernementales sélectionnées pour fonctionner en tant qu'équipes régionales de mise en œuvre (RIT) pour le Fonds de partenariat pour les écosystèmes critiques (CEPF) à partir de 2007 fourniront un leadership stratégique pour le programme dans chacun des points chauds de la biodiversité approuvés pour l'investissement.

Chaque RIT sera composée d'une ou plusieurs organisations de la société civile actives dans la conservation dans la région. Par exemple, une équipe pourrait être un partenariat de groupes de la société civile ou pourrait être une organisation chef de file avec un plan formel pour impliquer les autres tout au long du processus de mise en œuvre, tout en complétant sa structure de supervision de la mise en œuvre, par exemple par le biais d'un comité consultatif inclusif.

L'objectif des RIT sera de convertir les plans du profil de l'écosystème en portefeuilles cohérents de subventions, en notant que ceux-ci contribueront aux objectifs à long terme du CEPF pour chaque hotspot (ou sous-région). Les profils écosystémiques soutiendront la mise en œuvre de la vision à long terme du hotspot et le RIT et les organisations associées joueront un rôle clé en devenant les intendants à long terme de ces visions à long terme.

Les équipes fourniront des connaissances et des idées locales et représenteront le CEPF dans chaque hotspot. Ils auront la responsabilité principale de constituer un large groupe de groupes de la société civile travaillant au-delà des frontières institutionnelles et politiques pour atteindre les objectifs décrits dans les profils d'écosystème et toute vision de conservation et de développement à long terme appropriée à la région.

Les équipes fonctionneront de manière transparente et ouverte, conformément à la mission du CEPF et à toutes les dispositions du manuel opérationnel du CEPF.

Les organisations membres du RIT ne seront pas éligibles pour postuler à d'autres subventions du CEPF dans le même hotspot. Les candidatures des affiliés officiels de ces organisations qui ont un conseil d'administration indépendant seront acceptées et soumises à un examen externe supplémentaire.

RECRUTEMENT

Les configurations de personnel peuvent varier considérablement en fonction de la taille et du nombre de pays dans chaque hotspot. Au minimum, il est prévu que chaque RIT dispose de deux employés à temps plein (ou l'équivalent) pour remplir les rôles de chef d'équipe et de gestionnaire des petites subventions.

TERMES DE RÉFÉRENCE

Le RIT fonctionnera selon des termes de référence standard (TDR) approuvés par le Conseil des donateurs du CEPF. Ces termes de référence ont été affinés à plusieurs reprises depuis la création du CEPF et fournissent une description complète des tâches à accomplir par la RIT. 

Il y a huit composants dans le TOR, chacun avec un ensemble de fonctions. Le RIT peut accorder des niveaux variables d'importance à chaque fonction, selon l'orientation de la stratégie d'investissement et le contexte opérationnel local.

Composante 1. Coordonner les investissements du CEPF dans le hotspot.

Les fonctions:

  1. Servir de représentant technique sur le terrain pour le CEPF en relation avec les groupes de la société civile, les bénéficiaires, les donateurs internationaux, les gouvernements et agences des pays hôtes, et d'autres partenaires potentiels au sein du hotspot.
  2. Assurer la coordination et la collaboration avec les donateurs du CEPF, en coordination avec le Secrétariat du CEPF et le cas échéant dans le hotspot.
  3. Promouvoir la collaboration et la coordination avec d'autres donateurs investissant dans le hotspot et les opportunités de tirer parti des fonds du CEPF avec les donateurs locaux et internationaux et les gouvernements investissant dans le hotspot.
  4. Engager les parties prenantes de la conservation et du développement pour assurer la collaboration et la coordination.
  5. Établir des partenariats/réseaux parmi les bénéficiaires afin d'atteindre les objectifs du profil d'écosystème.
  6. Répondre aux demandes d'informations du Secrétariat du CEPF, de déplacement, d'accueil de donateurs et de participation à une série d'événements visant à promouvoir le CEPF. 

Composante 2. Soutenir l'intégration de la biodiversité dans les politiques publiques et les pratiques commerciales du secteur privé.

Les fonctions:

  1. Aider la société civile à s'engager avec le gouvernement et le secteur privé et partager leurs résultats, recommandations et modèles de bonnes pratiques.
  2. Collaborer directement avec les partenaires du secteur privé et les représentants du gouvernement et assurer leur participation à la mise en œuvre des stratégies clés.

Composante 3. Communiquer l'investissement du CEPF dans tout le hotspot.

Les fonctions:

  1. Avec la contribution de l'équipe de communication du CEPF, élaborer une stratégie de communication pour l'investissement.
  2. Communiquer régulièrement avec le CEPF et ses partenaires sur le portefeuille par le biais de réunions en face-à-face, d'appels téléphoniques, de communications numériques (site Web, newsletter électronique et/ou médias sociaux) et de rapports sur des événements, des forums et des panels conformément à la stratégie de communication.
  3. Soutenir le Secrétariat du CEPF pour obtenir des photographies et des vidéos à utiliser dans les supports de communication, et coordonner avec l'équipe de communication du CEPF pour obtenir la documentation juridique associée (telle que les licences d'utilisation). Essayez de fournir au moins une image de bonne qualité pour chaque projet.
  4. Traduisez les matériaux sélectionnés dans les langues du hotspot.
  5. Surveiller la couverture médiatique et informer et coordonner rapidement avec le directeur de la subvention et l'équipe de communication du CEPF en ce qui concerne toute controverse liée aux projets, aux bénéficiaires ou aux donateurs du CEPF et toute couverture médiatique de la controverse.
  6. Préparer une gamme de produits de communication pour s'assurer que les informations clés fournies dans les profils d'écosystèmes sont accessibles aux demandeurs de subventions et aux autres parties prenantes.
  7. Diffuser les résultats du portefeuille via des supports multiples et appropriés en alignement avec la stratégie de communication.
  8. Partagez des idées d'articles et des résultats solides, et fournissez des informations et/ou une assistance à l'équipe de communication du CEPF si nécessaire.
  9. Mener des visites d'échange avec d'autres RIT pour partager les leçons et les meilleures pratiques, en consultation avec le Secrétariat du CEPF.
  10. En coordination avec le Secrétariat du CEPF, assurer la communication avec les représentants locaux des donateurs du CEPF.

Composante 4. Renforcer les capacités de la société civile.

Les fonctions:

  1. Aider les groupes de la société civile à concevoir des projets qui contribuent à la réalisation des objectifs spécifiés dans le profil de l'écosystème et un portefeuille cohérent de subventions se renforçant mutuellement.
  2. Renforcer les capacités institutionnelles des bénéficiaires pour assurer une mise en œuvre et une gestion financière efficaces et efficientes du projet.
  3. Renforcer les capacités des bénéficiaires, selon les besoins, à se conformer aux normes environnementales et sociales et à la politique de genre du CEPF.
  4. Promouvoir la collaboration entre la société civile, le gouvernement et les acteurs du secteur privé.

Composante 5. Soutenir le processus du Secrétariat du CEPF pour la sollicitation et l'examen des propositions de subventions importantes (au-dessus d'un montant seuil compris entre 20,000 50,000 et XNUMX XNUMX USD).

Les fonctions:

  1. Publiez le contenu du profil de l'écosystème et des informations sur le processus de demande en ligne standardisé pour les grandes subventions du CEPF.
  2. Promouvoir la disponibilité des fonds via des annonces publiques, des médias imprimés et électroniques, et des événements de sensibilisation des candidats pour faire connaître les appels individuels à des lettres de demande au-delà de leur publication sur le site Web du CEPF.
  3. Avec le Secrétariat du CEPF, établissez des calendriers pour la publication des sollicitations et des attributions de subventions.
  4. Évaluer les lettres de demande.
  5. Faciliter l'examen technique des candidatures, y compris les examens externes (par exemple, via des groupes d'experts ou des relations professionnelles avec des pairs avec des personnes dans des domaines pertinents).
  6. Aider le directeur des subventions à obtenir des examens externes de toutes les demandes de plus de 250,000 XNUMX $ US.
  7. Communiquez avec les candidats tout au long du processus de candidature pour vous assurer qu'ils sont informés et qu'ils comprennent parfaitement le processus.
  8. Accompagner le Secrétariat du CEPF dans l'obtention des documents techniques et financiers nécessaires à l'attribution d'une subvention.
  9. Encadrer et guider les candidats dans la conception du projet (par exemple, via des moyens électroniques à distance, en personne, via des ateliers de type salle de classe sur la préparation de la proposition).
  10. Examiner les ébauches de proposition avant l'attribution finale de la subvention.
  11. Conformément aux procédures établies codifiées dans le Manuel opérationnel du CEPF et reflétées dans le système de candidature en ligne (ConservationGrants), décider conjointement avec le Secrétariat du CEPF de l'attribution de toutes les demandes de subventions importantes.

Composante 6. Gérer un programme de petites subventions (jusqu'à un montant seuil compris entre 20,000 50,000 et XNUMX XNUMX USD), conformément au manuel opérationnel du CEPF.

Les fonctions:

  1. Établir et coordonner un processus de sollicitation de demandes de petites subventions.
  2. Annoncer la disponibilité des petites subventions du CEPF.
  3. Faire preuve de diligence raisonnable pour garantir l'éligibilité du demandeur et sa capacité à se conformer aux conditions de financement du CEPF.
  4. Convoquer un panel d'experts pour évaluer les propositions.
  5. Examiner les candidatures par rapport aux normes environnementales et sociales du CEPF et fournir des conseils aux candidats sur la conformité aux normes applicables.
  6. Décider de l'attribution de petites subventions et gérer la passation de marchés de ces subventions.
  7. Gérer le décaissement des fonds aux bénéficiaires.
  8. Assurer la conformité des petites subventions aux conditions de financement du CEPF.
  9. Élaborer un plan de suivi pour le portefeuille de petites subventions afin d'assurer la sensibilisation, de vérifier la conformité et de soutenir le renforcement des capacités.
  10. Surveiller, suivre et documenter les performances techniques et financières des petites subventions.
  11. Tenir à jour des enregistrements précis et à jour, y compris pour les outils de suivi du CEPF, sur toutes les petites subventions accordées dans la base de données de gestion des subventions du CEPF (ConservationGrants).
  12. Ouvrir un compte bancaire dédié dans lequel seront déposés les fonds alloués par le CEPF pour les petites subventions, et rendre compte de l'état du compte tout au long du projet.
  13. Veiller à ce que les bénéficiaires remplissent des rapports d'avancement techniques et financiers réguliers.

Composante 7. Suivre et évaluer l'impact des grandes et petites subventions du CEPF.

Les fonctions:

  1. Collecter et communiquer des données pour les indicateurs au niveau du portefeuille (de la part des grands et petits bénéficiaires) chaque année, car celles-ci se rapportent au cadre logique du profil de l'écosystème.
  2. Collecter et rendre compte des données pertinentes pour les indicateurs de suivi mondiaux du CEPF, en utilisant les outils de suivi du CEPF et les ConservationGrants.
  3. Assurer la qualité des données de performance soumises par les grands et les petits bénéficiaires.
  4. Vérifier l'achèvement des produits, des livrables et des impacts à court terme par les bénéficiaires, comme décrit dans leurs propositions.
  5. Aider les bénéficiaires à se conformer aux exigences d'achèvement des outils de suivi, y compris l'outil de suivi de l'efficacité de la gestion, l'outil de suivi de la société civile et l'outil de suivi du genre.
  6. En coordination avec le Secrétariat du CEPF, effectuer une évaluation à mi-parcours et une évaluation finale de l'avancement du portefeuille, et aider à la préparation du rapport.

Composante 8. Soutenir le Secrétariat du CEPF pour surveiller le portefeuille de subventions importantes et assurer le respect des conditions de financement du CEPF.

Les fonctions:

  1. Soutenir le Secrétariat du CEPF pour garantir que les grands bénéficiaires se conforment aux conditions de financement du CEPF, notamment en visitant les bénéficiaires selon les besoins pour établir les faits, suivre les recommandations et fournir un soutien et des conseils en matière de gestion financière et programmatique.
  2. Fournir un soutien et des conseils aux bénéficiaires, selon les besoins, pour la mise en œuvre des mesures nécessaires pour se conformer aux normes environnementales et sociales du CEPF.
  3. Participer à au moins deux missions de supervision chaque année, impliquant des visites du Secrétariat du CEPF pour suivre les performances financières et programmatiques de la RIT et des subventions sélectionnées.

PROCESSUS DE SÉLECTION

Les RIT sont choisis sur une base transparente et compétitive.

À mesure que le nombre de hotspots éligibles qui n'ont pas fait l'objet d'investissements du CEPF diminue, un nombre croissant de programmes du CEPF seront des réinvestissements dans des hotspots avec un RIT en place. La sélection RIT dans les hotspots où il y a un opérateur historique Le RIT soulève des problèmes supplémentaires de compétitivité et nécessite un processus différent de la sélection RIT dans les hotspots où il n'y a pas d'opérateur historique.

Processus pour les hotspots où il n'y a pas de RIT en place

Pour les hotspots où il n'y a pas eu d'investissement précédent du CEPF ou où il y a eu des investissements antérieurs mais sans RIT pour fournir un leadership stratégique, le processus suivant sera utilisé pour sélectionner le RIT.

Un appel à manifestation d'intérêt est largement diffusé par le Secrétariat du CEPF. Cela comprend la distribution directe à toutes les parties prenantes qui ont participé au processus de profilage de l'écosystème pour le hotspot, la publication de la demande de propositions sur le site Web mondial du CEPF et dans la lettre d'information électronique du CEPF, et l'encouragement des partenaires donateurs du CEPF et des organisations bien connues à la fois au niveau international et au sein de le hotspot pour diffuser l'annonce via leurs réseaux régionaux.

Toutes les organisations qui soumettent une manifestation d'intérêt sont invitées à participer à une conférence téléphonique, au cours de laquelle le Secrétariat du CEPF explique en détail le processus de sélection, le rôle du RIT et la stratégie d'investissement pour le hotspot. Par la suite, ces organisations reçoivent une demande de propositions, qui détaille l'opportunité présentée de diriger la mise en œuvre dans le hotspot concerné, et comprend les termes de référence, les instructions pour la préparation d'une proposition, les critères d'évaluation et une date de clôture pour la réception des propositions. par le Secrétariat du CEPF. Il comprend également le montant maximum du budget alloué au RIT dans le hotspot et un lien vers le profil de l'écosystème sur le site du CEPF, www.cepf.net. Afin de laisser le temps aux organisations intéressées de former des consortiums, les candidats disposent d'un minimum de 10 semaines pour préparer leurs propositions avant la date de clôture.

Les candidats sont tenus de soumettre une proposition dans le format défini dans la demande de propositions. Les propositions doivent inclure une description des capacités organisationnelles des partenaires principaux et subordonnés, l'approche technique pour atteindre les résultats requis par les termes de référence et l'approche de gestion proposée pour mener le travail (c'est-à-dire le déploiement du personnel, des partenaires et des ressources financières ), ainsi que les curriculum vitae du personnel principal. L'appel à propositions requiert également la présentation d'un budget pluriannuel détaillé.

Le Secrétariat analyse et classe les candidatures à l'aide d'un ensemble de critères d'évaluation inclus dans la demande de propositions (voir Annexe 1). Un ou plusieurs évaluateurs externes peuvent également être invités à apporter leur contribution. Afin de maintenir un processus de sélection ouvert et objectif, tout avantage potentiel obtenu à la suite de l'implication dans la création du profil d'écosystème du CEPF pour le hotspot n'est pas pris en compte dans le cadre de l'évaluation.

Le Secrétariat présente les candidatures et son analyse au Groupe de travail du CEPF, qui fait ensuite une recommandation au Conseil des donateurs du CEPF. La sélection finale est approuvée par le Conseil des donateurs.

Processus pour les hotspots avec un RIT historique

Pour les hotspots où il y a eu un investissement précédent du CEPF avec un RIT en place, le processus suivant sera utilisé pour sélectionner le RIT.

Le Secrétariat commande une évaluation indépendante des enseignements tirés de la RIT en place pour le hotspot. Cette évaluation considère la performance de la RIT titulaire par rapport à la géographie du hotspot, la capacité de la société civile dans la région, le budget qui lui est alloué et sa réalisation des livrables individuels tels que définis dans son accord de subvention avec le CEPF. Il comprend un examen du paysage institutionnel du hotspot, y compris l'identification d'organisations concurrentes potentielles qui pourraient jouer le rôle de RIT.

Les résultats de cette évaluation sont utilisés pour éclairer une décision sur la modalité de sélection à suivre.

Si les conditions cumulatives suivantes sont remplies, le Secrétariat recommande au Groupe de travail l'attribution d'une nouvelle subvention RIT au titulaire sur la base d'un fournisseur unique :

L'évaluation indépendante conclut que le titulaire a obtenu de bons résultats ; Le titulaire est disposé à continuer dans le rôle de RIT ; L'examen du paysage institutionnel n'identifie aucune organisation concurrente potentielle intéressée à jouer le rôle de RIT ; et Continuer avec le RIT en place est conforme à la vision à long terme du hotspot.

Si l'une de ces conditions n'est pas remplie, le Secrétariat recommande au Groupe de travail que le RIT soit sélectionné par concours ouvert, en suivant un processus similaire à celui des hotspots où il n'y a pas de titulaire. Le rapport sur les enseignements tirés, qui fait partie de l'évaluation indépendante, est mis à la disposition des organisations qui expriment un intérêt à postuler pour la subvention RIT. Cela garantira que toutes les organisations candidates bénéficient d'un niveau comparable d'informations sur les réussites et les défis de la phase précédente, et sur les enseignements tirés, garantissant ainsi un processus de sélection ouvert, transparent et compétitif.

Informée par les résultats de l'évaluation, la recommandation du Secrétariat précisera si les organisations membres du RIT en place seront éligibles pour postuler à la nouvelle subvention RIT, soit seules, soit dans le cadre d'un consortium.

Le Secrétariat soumet sa recommandation au Groupe de travail pour approbation sur une base de non-objection limitée dans le temps. La recommandation du Secrétariat est étayée par les résultats de l'évaluation indépendante, ainsi que par le rapport d'évaluation final sur l'investissement précédent, le cas échéant.

Annexe 1 : Critères d'évaluation actuellement utilisés pour les propositions RIT

1. Expérience organisationnelle : technique (Points : 5)

1.1. L'énoncé de mission de l'organisation est-il conforme aux objectifs et priorités identifiés pour la région dans le profil d'écosystème ?

1.2. Le candidat présente-t-il une expérience de travail avec des ONG partenaires potentielles, des institutions universitaires, des agences gouvernementales locales et nationales et des donateurs ?

1.3. L'organisation a-t-elle un programme de conservation ou de développement existant dans la région, démontré par sa durée et l'historique du soutien d'autres donateurs ?

2. Expérience organisationnelle : gestion (Points : 15)

2.1. L'organisation démontre-t-elle une expérience dans la gestion de programmes de taille, d'échelle et de complexité similaires à celles de l'équipe de mise en œuvre régionale ?

2.2. L'organisation dispose-t-elle d'un système ou d'une méthodologie de suivi et d'évaluation qu'elle a utilisé pour gérer ses propres programmes ou d'autres ?

2.3. Le demandeur a-t-il un système financier et administratif éprouvé ?

2.4. L'organisation a-t-elle géré les éléments techniques et financiers d'un programme de petites subventions dans le passé, et ce programme était-il d'une taille (par exemple, montant total, nombre total de subventions) et d'une complexité (par exemple, composants techniques et bénéficiaires ) qui est comparable à ce qu'elle va entreprendre avec le CEPF ?

3. Personnel (Points : 30)

3.1. Le candidat propose-t-il un plan de personnel clair et viable, comprenant les noms, les curriculum vitae, les titres des postes, les descriptions de poste, le niveau d'effort, le lieu de travail et les liens hiérarchiques ?

3.2. Le candidat soumet-il le nom et le curriculum vitae d'un chef d'équipe unique et dévoué, et cette personne possède-t-elle les compétences/expérience techniques appropriées et les compétences/expérience de gestion appropriées ?

3.3. Le candidat propose-t-il, par son nom et son curriculum vitae, du personnel autre que le chef d'équipe, et ces personnes ont-elles les compétences/expériences techniques appropriées et les compétences/expériences de gestion appropriées ?

3.4. Les membres de l'équipe proposés ont-ils, individuellement ou collectivement, les compétences linguistiques nécessaires pour opérer efficacement dans le hotspot ?

3.5. Le candidat propose-t-il un plan de recrutement et/ou de mobilisation de personnel « à déterminer », y compris les descriptions de poste, les qualifications professionnelles et les curriculum vitae du personnel de l'organisation du candidat qui effectuera les tâches pertinentes pendant que le recrutement est en cours ?

4. Compréhension du profil de l'écosystème (Points : 5)

4.1. Le candidat démontre-t-il sa compréhension des orientations stratégiques du profil de l'écosystème et des priorités d'investissement et des résultats, cibles et indicateurs associés (autres que l'orientation stratégique de la RIT) ?

4.2. Le candidat discute-t-il des différents défis de la conservation et de l'engagement avec la société civile dans les pays du hotspot, démontrant une anticipation des types de subventions à financer, la viabilité des objectifs et la capacité des bénéficiaires potentiels ?

4.3. Le candidat décrit-il comment sa propre stratégie organisationnelle sera avancée en servant d'entité chef de file du CEPF dans la région et comment cela contribuera à assurer la durabilité des résultats au-delà de la période de mise en œuvre du CEPF ?

5. Approche technique proposée (Points : 15)

5.1. Le demandeur aborde-t-il toutes les composantes de la RIT telles que décrites dans les termes de référence ?

5.2. Le demandeur démontre-t-il son intention de travailler avec des partenaires ou avec des organisations de la société civile qui ont des niveaux de capacité très différents d'un corridor ou d'un pays à l'autre ?

5.3. Le demandeur propose-t-il une méthode pour communiquer et coordonner efficacement la possibilité de financement, les résultats et les leçons apprises ?

5.4. Le demandeur propose-t-il un système de sollicitation de propositions de projets conforme à la stratégie décrite dans le profil d'écosystème et établit-il un processus d'examen efficace et transparent pour évaluer ces demandes ?

5.5. Le candidat propose-t-il un système de suivi et d'évaluation des projets individuels et d'aide au suivi de la performance globale du portefeuille ?

5.6 Le candidat propose-t-il un système pour attribuer et gérer directement toutes les petites subventions pour la société civile jusqu'à 20,000 XNUMX USD ?

6. Approche technique proposée (Points : 25)

6.1. Le candidat démontre-t-il sa compréhension des exigences légales pour octroyer des subventions dans les pays du hotspot, employer des personnes ou engager des organisations dans ces pays, et les restrictions de change ?

6.2. Le candidat a-t-il défini des rôles administratifs/financiers démontrant une séparation des tâches et un tableau indiquant la direction et la structure des employés de l'organisation ?

6.3. Le demandeur propose-t-il une méthode pour suivre, enregistrer et comptabiliser les fonds reçus et décaissés, et propose-t-il une méthode pour effectuer régulièrement les rapprochements des fonds reçus et décaissés par rapport aux relevés bancaires ?

6.4. Le demandeur propose-t-il un système de contrôles internes et des critères objectifs qui guident l'examen des demandes de paiement et autres factures, la tenue systématique des registres et les garanties contre la fraude et le détournement de fonds ?

7. Approche technique proposée (Points : 5)

7.1. Le budget est-il complet et dans les limites du montant alloué indiqué dans la demande de propositions ?

7.2. Tous les coûts sont-ils mathématiquement justifiés par la présentation claire des coûts unitaires, des unités totales et des coûts totaux ?

7.3. Tous les coûts unitaires, les unités totales et les coûts totaux sont-ils appropriés par rapport aux activités techniques et de gestion proposées ?

7.4. Les taux unitaires proposés sont-ils conformes aux taux du marché dans la région ?

7.5. Si le demandeur réclame des coûts indirects, indique-t-il clairement la base de la demande et est-ce distinct de tous les coûts directs précédemment énumérés ? le demandeur fournit-il une explication de la façon dont le taux des coûts indirects a été déterminé (par exemple, moyennes historiques, états financiers vérifiés, contrats précédents ); et le demandeur fournit-il des pièces justificatives avec son questionnaire financier ?

7.6. Si le candidat propose de travailler uniquement dans un sous-ensemble des pays éligibles, le budget total est-il proportionnellement inférieur au montant maximum autorisé et ce montant est-il suffisamment justifié ?

Total : 100 points

Ces termes de référence ont été approuvés par le Conseil des donateurs en octobre 2020.